RPA คือ ซอฟต์แวร์โรบอทที่เลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ โดยที่มนุษย์เป็นผู้ออกแบบกระบวนการ (Process) และขั้นตอน (Workflow) การตัดสินใจต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานซ้ำ ๆ ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานที่เกิดจาก human error และยังสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงอีกด้วย
หากเรามีงานที่เป็นงานซ้ำ ๆ ที่ต้องทำเป็นประจำ และหลายงานอาจจะใช้เวลามาก ในการทำ ทำให้เราต้องเสียเวลากับงานเหล่านั้น มันจะดีกว่าหรือไม่ที่เราจะทำให้กระบวนการซ้ำ ๆ นั้น เป็นงานอัตโนมัติที่มีเครื่องมือในการทำซ้ำ ๆ เปลี่ยนงานที่ซ้ำ ๆ ที่โอกาสผิดพลาด เป็นงานออกแบบขั้นตอนที่ท้าทาย และ เมื่อไปใช้งานโอกาสที่จะผิดพลาดก็น้อยลงมาก ๆ อีกด้วย